Personvernerklæring

1.0 Bakgrunn
De nye personvernretningslinjene trådte i kraft sommeren 2018. Retningslinjene bygger på forordningen GDPR og dreier seg i korte trekk om innstramminger knyttet til innsamling, bruk og oppbevaring av personopplysninger. Personvernerklæringen omhandler både våre kunder, potensielle kunder, medarbeidere og andre relevante parter.

2.0 Type personopplysninger og hjemmel
Lov om veterinær med tilhørende journalforskrift gir veterinær/klinikk en rett til å lagre personopplysninger for å kunne identifisere pasienten.
Regnskapsloven gir samme rett i.f.t krav om kvittering/faktura
Personopplysningsloven tillater lagring av personopplysninger for å oppfylle kontrakt, som for eksempel i forbindelse med timeavtale.
Personopplysningsloven tillater lagring av personopplysninger til bruk for direkte markedsføring, under forutsetning aktivt samtykke fra kunde.

2.1 Hvor henter vi informasjonen fra
De personopplysninger Veterinærkontoret AS registrerer vil i hovedsak innhentes direkte fra deg som kunde enten

2.1.1 Kundedialog
Gjennom samtale med deg som kunde over telefon, gjennom e-post eller fysisk tilstede på klinikk eller:

2.1.2 Selskapets nettsider
www.veterinaerkontoret.no, inneholder cookies/informasjonskapsler. En cookie er en liten fil som lagres lokalt hos deg. Den er ikke skadelig og kan ikke innehold virus eller programmer. Det den gjør er å lagre informasjon fra nettsiden. Lagring av informasjon kan benyttes til å tilpasse våre tjenester til enheten og nettleseren du bruker, gi deg relevant og tilpasset innhold, måle og analysere trafikken på nettsidene. Cookies inneholder ikke direkte identifiserbare data om deg (slik som navn, adresse, telefonnummer og liknende), men informasjon om nettleseren din. Veterinærkontoret AS benytter WordPress som leverandør av sine nettsider. Veterinærkontoret AS henter ikke aktivt ut statistikk fra sine nettsider og nettaktivitet.

Informasjon som bruker selv har tastet inn på nettsiden eller i VetServe (leverandør av Veterinærkontoret AS behandlingssystem), for eksempel for bestilling av time, vil bli overført og lagret i selskapets journalsystem. Ved timebestilling generes automatisk melding på SMS eller e-post. Ved timebestilling gjennom våre nettsider kan vi hente informasjon om kunde/dyreeier via internettsøk via Eniro/Gulesider. Alternativt legger vi inn informasjon basert på muntlig overlevert informasjon fra deg eller e-post.

2.2 Hvilke formål brukes personopplysninger til?
Veterinærkontoret AS vil bruker personopplysning og registrere opplysninger for å oppfylle de forpliktelser vi har påtatt oss for gjennomføring av oppdrag, kundeadministrasjon og fakturering, samt andre lovpålagte krav. I hovedsak registrerer Veterinærkontoret AS og behandler personopplysninger til følgende formål:

– Kravene til journalforskriften for veterinær (som inkluderer behandling og oppfølging av dyret med resepter, laboratorieanalyser, rapportering og mulig henvisning til annen veterinær/klinikk) som krever at pasient og dyreeier skal identifisere og kunne kontaktes.

• Kravene i bokføringsloven for regninger og faktura.
• For å kunne gi deg time og med timebekreftelse og eventuell påminnelse.
• For å kunne sende deg innkalling til oppfølgende behandlinger av dine dyr.
• For å sende over epikrise og kvitteringer.

2.3 Utlevering av opplysninger til tredjepart
Dine personopplysninger vil kunne utlever til andre i ledd i behandling og oppfølging av ditt dyr. Dette gjelder chipmerking av kjæledyr, laboratorieprøver, radiologiske bilder, helseattester ved salg av dyr, resepter, medisinrapportering, semindata, henvisning til annen veterinær/klinikk, forsikringsselskapet ditt, ulike abonnementsordninger, selskapets regnskapsfører og eksterne selskap for fakturaoppfølging. Utover dette vil ikke noen personopplysninger leveres ut til andre fra vår klinikk.

2.4 Hvilke personopplysninger behandles?
Kunder / dyreeier blir alltid registrert med navn, adresse, postnummer og poststed i journalsystemet. I tillegg registrerer vi telefonnummer og e-postadresse for å kunne sende deg informasjon/påminnelser som gjelder direkte oppfølging av dine dyr, basert på informasjon fra journal.

Hvis dyret ditt blir chipmerket hos oss eller er chipmerket og registrert hos DyreID, blir dette nummeret lagret på dyrekortet. Dette gjøres for å kunne gi sikker identifikasjon av dyret.

Hvis du er produsent og har produksjonsdyr vil vi lagre ditt produsentnummer for å kunne hente inn besetningsliste og for å kunne rapportere medisindata til Dyrehelseportalen.

Hvis kunde ønsker resept et A- eller B-preparat registreres fødselsdato.

2.4.1 Er det frivilling å gi fra seg opplysningene?
For å kunne opprette journal og regning på deg som kunde trenger vi dine personopplysninger. Så lenge lov krever at journal og regning skal oppbevares er det ikke frivilling. Når fristen går ut er det frivillig om du fortsatt ønsker å være registrert hos oss.

2.4.2 Hvordan slettes og arkiveres opplysningene?
Ettersom personopplysninger lagres både som regning og journal er det første kriteriet for sletting knyttet til lovens krav om hvor lenge slik informasjon må lagres. Her gjelder følgende regler i Norge:

• Regnskapsdata skal oppbevares i 5 år
• Journaldata skal oppbevares i 10 år og etter dette så lenge pasienten antas å være i live.

2.4.3 Systemer
Veterinærkontoret AS bruker ulike systemer for å levere deg som kunde sine tjenester:

Journal/faktureringssystem: Veterinærkontoret AS benytter VetServe og Sanimalis. Her er du som kunde/dyreeier registrert med dine personopplysninger på ditt eget kundekort. Har lagres det også informasjon om alle dine dyr. Personopplysninger fra kundekortet brukes for å registrere timer, journaler og regninger.

Veterinærkontoret AS bruker Idium webmail som leverandør av e-posttjeneste og hjemmeside.
Veterinærkontoret AS har avtale med Svea Finans og Credicare for oppfølging av faktura.
Veterinærkontoret AS benytter ekstern regnskapsfører som fører regnskap i Visma Business.

Pålogging på pc på klinikk gjøres gjennom personlig pålogging. Servere driftes av VetServe og Sanimalis. Alle endringer i journalprogrammer blir loggført og bare autoriserte brukere har tilgang til å endre data.

2.4.4 Hvilke rettigheter har den registrerte og hvilket lands lovverk gjelder?
Veterinærkontoret AS følger norsk lov og i følge den nye personopplysningsloven har du som kunde/dyreeier grunnleggende rettigheter.

2.4.4.1 Rett til å bli informert
Du har rett til å vite hvilke personopplysninger vi har registrert på deg.

2.4.4.2 Det må gis samtykke
Virksomheter kan ikke behandle personopplysning om enkeltindivider med mindre hvert enkelt fritt har gitt en spesifikk, informert og klar indikasjon på samtykke, enten via en erklæring eller via en tydelig bekreftende handling. Det følger av lovkravene til veterinærer at du som kunde ikke kan nekte å bli registrert i systemene.

2.4.4.3 Rett til tilgang
Du har rett til å se dine egne personopplysninger.

2.4.4.4 Rett til å korrigere informasjon
Du har rett til å få endret feilaktig informasjon, enten manuelt eller elektronisk.

2.4.4.5 Rett til å bli glemt
Du har rett til at dine personopplysninger skal slettes, hvis du ikke lenger har dyr med journaler (som må i.h.t journalforskriften oppbevares minimum 10 år., ikke har utestående faktura eller regninger, som må i.h.t loven oppbevares 5 år. Når dine personopplysninger er slettet vil ikke vi lenger kunne finne deg igjen i dine tidligere journaler. Hvis du på et senere tidspunkt ønsker å bli kunde hos oss, må vi registrere deg og dine dyr på nytt.

2.4.4.6 Rett til overføring av data
Du har rett til å bli overført til en annen klinikk. Dette kan bare gjøres elektronisk.

2.4.4.7 Rett til begrenset behandling
Kunder kan be om at deres opplysninger ikke brukes i databehandling. Informasjon kan fortsatt lagres, men den skal ikke brukes.

2.4.4.8 Rett til å motsette seg behandling
Kunden kan motsette seg behandling av personopplysninger til bruk i direkte markedsføring.

2.4.4.9 Rett til å bli varslet
Hvis det har vært datainnbrudd som kan få følger for enkeltpersoners opplysninger, har personer rett til å vite dette i løpet av 72 timer etter at innbruddet er oppdaget.

3.0 Behandlingsansvarlig / kontaktinformasjon
Daglig leder ved Veterinærkontoret AS, Henriette Wiik Larsen, er øverste ansvarlig for Veterinærkontoret samt behandlingsansvarlig for virksomhetens behandling av personopplysninger. Ved behov for kontakt, ta kontakt på telefon: 700 10 654 eller post@veterinaerkontoret.no